Teljesítménymutató rendszerek – KPI mutatószám rendszerek

 

Megbízásaink során sokszor kérdezik, hogy hogyan lehetne / tudnák mérni a projekt eredményeit, alátámasztva annak sikerességét. A válasz sokszor egyszerű lehetne, tapasztalataink azonban sajnos azt mutatják, hogy a megbízóink nagyon sokszor nem rendelkeznek kialakított teljesítménymutató rendszerrel (KPI rendszerrel), vagy ha mégis, akkor is felületes és esetleges annak tartalma.

A lentebbi leírás természetesen nem lehet teljes körű, hiszen ahány cég, annyi probléma, akadály merülhet fel a KPI rendszer kialakítása során. Ez alkalommal igyekszünk az általános jellegű problémákat, feltételeket, és célokat összefoglalni, hogy iparág-, és cég független jellemzést adjuk a teljesítménymutatók rendszeréről.

Egy jól kialakított mutatószámrendszer egy jól szervezett vállalat elengedhetetlen menedzsment eszköze. Szükségességét és hasznosságát több szempont szerint is vizsgálhatjuk.

– Stratégia teljesülése

Talán az elsődleges és legfontosabb funkciója egy KPI mutatószám rendszernek a vállalati stratégia célok teljesülésének mérése. Nem elég, ha a szervezet vezetői, tulajdonosai meghatározzák a vállalat stratégiáját, és küldetését (az elérendő célokat), azokat mérni is szükséges. Ha nem mérjük a célok megvalósulásának mértékét, akkor nem leszünk tisztában azzal, hogy a vállalkozás a megfelelő irányba tart-e, és azt az elvárt teljesítménnyel teszi-e. Ugyan ez igaz, ha csak egy adott projekt eredményességét szeretnénk mérni.

– „Diagnosztikai eszköz” – Vezetői segédeszköz

Sok esetben a folyamatokban rejlő hibákat az azokban dolgozó szervezeti tagok nem képesen felismerni, ami adódhat a rutinszerűvé vált munkavégzésből, a szervezeti egység méretéből, de szinte törvényszerűen megjelenő „üzemi vakságból”, a belső nézőpont csőlátásából adódóan. A folyamatokhoz jól illeszkedő teljesítménymutató rendszer optimális esetben már a tényleges probléma felerősödése előtt jelzést adhat a menedzsment számára, hogy valami nem az kívánt vagy tervezett módon történik, tehát eltérnek a kitűzött céloktól.

– Szervezeti és egyéni célok harmonizálása

A vállalati stratégia célokból kell lebontani az egyes szervezeti egységek (egyedi) céljait, így lehetséges az, hogy a vállalati stratégiai célok harmonizáljanak a szervezeti célokkal, így a benne dolgozó szervezeti tagok egyéni céljaival (teljesítménymenedzsment, TÉR) is.

– Visszajelzés a dolgozók munkájáról

Egy jól kialakított rendszernek visszajelzést kell adnia minden érintett számára, igazolva munkájuk eredményességét és jelezve annak hibáit, hiányosságait.

– Akciótervek kidolgozása

A kapott eredmények alapján dolgozhatunk ki konkrét akcióterveket, amelyekkel az adott folyamatokat a vállalati (vagy szervezeti egységek) stratégia céljai felé terelhetjük. Majd az eltérésekre alkalmazott akciótervek eredményességét is újfent a KPI rendszer segítségével ellenőrizhetjük.

– Adatharmonizáció

Egy KPI rendszer kialakításakor felülvizsgálhatjuk az adatok tárolásának rendjét, rendszerét. A gyors, és hatékony eredményszámítás alapja, hogy az egyes “adatbázisok” hasonló struktúrákban álljanak rendelkezésre.

Problémák egy teljesítmény mutató rendszerrel kapcsolatban

– A mutatóhoz szükséges adatok, és mutató számítása több időt vesz igénybe mint, amennyi haszonnal az járna. Egy rendszer felülvizsgálata, vagy kialakítása során halmozottan figyelni kell arra, hogy csak olyan mutatókat használjunk, amelyeknél a befektetett idő megtérül. A felesleges mutatók „erőltetése” a szervezeti tagok számára demoralizáló hatással lehet.

– Ha nem tisztázzuk egy mutató szükségességét, számítási módját az alkalmazottak felé, akkor hajlamosak azt figyelmen kívül hagyni, mivel úgy érezhetik, hogy arra semmilyen ráhatásuk sincs.

– A kijelölt célértékek elérhetetlennek tűnnek az alkalmazottak számára. Ha olyan célokat tűzünk ki, amelyek teljesítése lehetetlen a szervezeti tagok számára, akkor akár csak a fentebbi bekezdésben említett demoralizáló hatást érhetjük el. Az alkalmazottak érdektelenné válnak, nem azonosulnak a szervezeti célokkal.

– A rendszert úgy alakítjuk ki, hogy a dolgozók képesek a teljesítménymutatót manipulálni úgy, hogy az a ténylegestől eltérőt, rájuk nézve kedvezőt mutasson.

A hatékony, és funkcionálisan jól kialakított KPI rendszer feltételei

Egy hatékony, és főként hasznos KPI rendszer kialakítása során használhatunk egy nagyon egyszerű, de lényegre törő sorvezetőt, amely a teljesítménymutató céljaival kapcsolatos elvárásokat foglalja össze. Ezt a szakirodalomban SMART céloknak nevezzük (vagy más néven REMEK célok)

S, mint specifikus, vagyis részletes, mindenki által érthető (világos célok).
M, mint mérhető, vagyis a kitűzött cél megvalósulását, annak mértékét számszerűsíteni, ellenőrizni tudjuk.
A, mint attraktív, vagyis kihívást jelentő, vagyis a cél által kitűzött eredmények elérése kihívást jelent.
R, mint reális, vagyis legyen „témába vágó” és elérhető.
T, mint tervezett időtartamra szóló, vagyis legyen belátható időszakon belül megvalósítható.

Ahhoz, hogy a célok által kitűzött eredmények elérhetőek legyenek, és támogassák a vállalkozást a stratégia által kitűzött úton, a fentebbi kritériumrendszernek szükségszerűen meg kell felelnie. A stratégiában meghatározott célok megvalósítását kell, hogy támogassa a kialakított menedzsment koncepció, mely nem más, mint egyfajta képesség arra, hogy a meglévő adatfolyamatból a KPI-k meghatározásával, és teljesítményértékelő rendszer kiépítésével az adatok halmazából ki tudják emelni azt az információt, amely alapja a gyors döntési mechanizmusoknak.

Mutatók főbb típusai:

• Minőségi mutatószámok
• Logisztikai mutatószámok
• Termelési mutatószámok
• Tervezés mutatószámok
• Kereskedelmi mutatószámok
• HR mutatószámok
• IT mutatószámok

Természetesen ennél jóval több mutatószám típust is felsorolhatnánk, de ezek a legelterjedtebbek.

Összefoglalva elmondhatjuk, hogy nem csak vállalati szinten, de szervezeti egységekre bontva is alkothatunk – sőt, alkotnunk kell – mutatószámokat. De akár bizonyos munkakörre szabott teljesítménymutatók is részei lehetnek egy KPI rendszernek.

Ami a legfontosabb, hogy egy egymásra épülő, koherens rendszert alkossanak, ahol minden egyes mutatónak van funkciója és – bár triviálisnak tűnhet, sokszor mégis hiányzik – felhasználója.

Amennyiben szeretne részletesebben megismerkedni szolgáltatásainkkal, keresse fel honlapunkat:

[button size=”normal” type=”info” value=”Teljesítménymenedzsment – Hatékonyságnövelés” href=”http://www.lichtenberg.hu”]

Ha szeretne a témában további érdekességeket megtudni, akkor nézzen szét cikkeink között:
[button size=”normal” type=”info” value=”Cikkeink” href=”http://www.hatekonysagnovelese.hu/category/egyeb/”]