A hatékonyságnövelő és egyéb célú projektek során minden esetben feltesszük a vezetőknek a kérdést, hogy mit és hogyan, de legfőképp miért is mérnek. Az esetek jelentős részében azt a sajnálatos választ kapjuk, hogy vagy nem mérnek semmit, vagy – és bizonyos szempontból sokszor ez a rosszabb eset – mérnek ugyan „valamit”, de azt nem mindig tudják, hogy miért-hogyan, és így azt is csak felesleges időrabló tevékenységnek tekintik. A kapott adatokkal pedig nem kezdenek semmit, nem értelmezik, és nem használják fel folyamataik fejlesztése érdekében.
Minden ilyen projekt egyik feladata, hogy a kompetens vezetőket meggyőzzük, hogy egy jól kialakított mérési rendszer (legyen annak tárgya bármi is) elengedhetetlen a hatékonyon irányítási és vezetési funkciókhoz.

Azt a hiedelmet kell eloszlatni az alkalmazottakból és a vezetőkből, hogy egy mérési (Teljesítménymutató) rendszer csakis a dolgozó vagy az osztály / terület vegzálására való. Egy jó kialakított rendszer alapvetően arra szolgál, hogy támogassa a vezetést a hatékony döntések meghozatalában, képesek legyenek mérni a változtatások hatását, és az esetleges negatív tendenciák esetén képesek legyenek időben lépni.

Ha nincsenek adatok a szervezeti egységek, egyes területek, funkciók vagy folyamatok eredményességéről / hatékonyságáról akkor képtelen lesz a vezetés a megfelelő döntést meghozni annak érdekében, hogy a vonatkozó terület mindig a legjobban teljesítsen.
Sok esetben csak darabszámban vagy más elsődleges alapadatban meghatározott KPI mutatók léteznek egy-egy szervezetnél, ami például csak az elvégzett munka mennyiségéről adhat információt, de annak hatékonyságáról már nem.

Ezért is került többször megemlítésre, hogy JÓL kialakított KPI rendszerre (vagy teljesítménymutató rendszerre) van szükség, ugyanis ha ez nem a megfelelő szempontok szerint történik, akkor a céljával ellentétes hatást érhetünk el. A dolgozókra demoralizáló hatással lehet egy ilyen jellegű rendszer, amelynek nem értik a célját, működését, vagy ha a nem értenek egyet az általa kitűzött célokkal. Ha több energiát kell a működtetésébe invesztálni, mint amilyen eredménnyel jár, akkor alapjaiban rossz úton járunk, és a kialakításába befektetett idő és pénz is elvesztegetett erőforrások.

A tapasztalataink szerint az alábbi általános hibák fordulnak elő a KPI rendszerek (teljesítménymutató rendszerek) kiépítése, működtetése során:

• Nem tisztázott a működtetésének célja, és az elvárások
• Elérhetetlen (értelmezhetetlen) eredménycélok kerülnek kitűzésre
• Nincsenek felelősök
• Rosszul képzett mutatószámok / felesleges mutatószámok
• Túlbonyolított adatszolgáltatás rendszer
• Strukturálatlan adatrögzítés
• Adatbiztonság hiánya

További hasznos információkat találhat az alábbi cikkünkben: [button size=”normal” type=”link” value=”KPI rendszerek” href=”http://www.hatekonysagnovelese.hu/teljesitmenymutato-rendszerek/”]